Tehnoloģijas ir ienākušas mums pavisam ikdienišķās lietās: papīra banknotes vietā arvien biežāk izmantojam plastikāta bankas karti, lai pārraudzītu konta bilanci izmantojam tiešsaistes risinājumus, kā internetbankas vai mobilo banku, lai saņemtu atbildi no klientu apkalpošanas speciālista, izmantojam zvanu centru sniegtās priekšrocības vai pat sociālos tīklus.
Atskatoties uz pēdējo gadu tendencēm tehnoloģiju attīstībā, varam secināt, ka krīze uzņēmējiem strauji ir likusi pārskatīt un manīt savus procesus, lai padarītu pakalpojumus pieejamākus, nodrošinot efektīvāku un ātrāku saziņu ar savu patērētāju. To apliecina arī TNS Biznesa omnibusa (2015.g) pētījuma rezultāti, ka 90% valsts iestāžu un uzņēmēju augstākā līmeņa vadītāji uzskata, ka biznesa tehnoloģijas ļauj uzlabot klientu apkalpošanu saistītos jautājumus un ļaus efektīvāk strādāt ar klientiem.
Strauji ir audzis ne tikai interneta veikala klāsts, bet arī autorizācijas daudzveidība, kas ļauj ātri apskatīties aktuālo informāciju piegādātāja portālos, saņemt rēķinus elektroniski savā elektroniskajā pasta adresē vai pat tūlītēji jau norēķināties par darījumu.
Salīdzinoši ar iepriekšējo gadu valsts pārvaldē divas reizes biežāk tiek izmantoti e-dokumenti. Dokumentu apmaiņas analīze parāda, ka 37% e-dokumenti tiek izmantoti pie nosūtīšanas, bet e-dokumentu saņemtais īpatsvars sastāda 17%. Savukārt TNS Biznesa omnibusa pētījums (2015.g) parāda, ka 76% valsts iestāžu un 56% uzņēmumu izmanto vismaz vienu no biznesa vadības risinājumiem.
Nav šaubu, ka tehnoloģiju pamatfunkcija ir nodrošināt laika ietaupījumu, veicinot ātru un efektīvu informācijas pieejamību, pārskatāmību un elektronisku datu apmaiņu starp dažādām sistēmām uzņēmumu iekšienē un ārpus tās. Taču jāsaka, ka saskaroties ar uzņēmuma ikdienas darbu un iekšējiem procesiem, realitāte ir atšķirīga. Starp dažādām valstīm, uzņēmumu nozarēm vai pat viena uzņēmumam darbiniekiem ir dažāda izpratne, kas īsti ir uzskatāms par elektronisku dokumentu un kā tālāk ar šo dokumentu pareizi rīkoties.
Pastāv virkne uzņēmumu Latvijā, kas saņemot rēķinu savā elektroniskajā pasta adresē, to izdrukā un glabā mapītē kopā ar citiem papīra dokumentiem. Papildus šo dokumentu uzņēmuma darbinieks manuāli ievadīs savā grāmatvedības sistēmā, lai nodrošinātu grāmatvedības uzskaiti pārvēršot to atkal datos, lai gan šis pats attēls tika radīts no datiem.
Lai veicinātu vienādu izpratni par e-rēķiniem, Eiropas parlamenta un padomes direktīvā 2014/55/ES par elektroniskajiem rēķiniem publiskā iepirkuma procedūrās norāda, ka “…par Eiropas elektronisko rēķinu standartam atbilstīgiem būtu jāuzskata tikai mašīnlasāmi rēķini, ko saņēmējs var automātiski un digitāli apstrādāt. Vienkāršs attēla fails nebūtu jāuzskata par elektronisku rēķinu šīs direktīvas nozīmē.”. Šī direktīva jāievieš līdz 2018. gada novembrim, kas veicinās elektronisko datu apmaiņu, t.i. e-rēķinus. Līdz ar to uzņēmumam būs jāņem vērā, ka papildus jau pierastajiem formātiem, piemēram papīrs, PDF, edoc, pievienosies jau jauni formāti kā, piemēram, XML. Uzņēmumam būs iespēja gūt no šāda formāta labumu, bet, tikai tad, ja uzņēmums būs iedziļinājies šai risinājumā un izmantos šāda formāta priekšrocības.
Eiropas Komisijas ekspertu grupa ir secinājusi, ka tautsaimniecībā šāda e-rēķinu apmaiņa starp uzņēmumiem ļaus ietaupīt no 5 līdz 15 EUR par vienu rēķinu. Savukārt VARAM ir aprēķinājis, ka valsta pārvaldē elektroniska dokumentu apmaiņas potenciālais ieguvums varētu sasniegt pat 1,4 milj. gadā.
Ik soli gan darbā, gan ārpus tā es nevaru nepiekrist Raiņa vārdiem “Pastāvēs, kas pārmainīsies”. Saskaramies ar neizbēgamajām pārmaiņām, kas maina arī mūsu izpratni par tehnoloģijām un elektronisko vidi, ne tikai saziņā ar mūsu klientu, bet arī mūsu uzņēmuma iekšējos procesos.
Elektronisko dokumentu izmantošana un dokumentu aprites kārtība uzņēmumā ir vadības lēmums (protams izvērtējot LR normatīvo aktu prasības un biznesa specifiku). Pirmais, ko uzņēmumā nepieciešams izdarīt, ir izauditēt esošos procesus un izmantotās tehnoloģijas. Un esmu pārliecināta, ka izdosies saskatīt darbības (vai varbūt pat procesus) ko varat optimizēt jau tagad. Un iespējams pat, ka kādu darbības optimizāciju Jūs varat nodrošināt ar Jūsu jau izvēlēto biznesa vadības sistēmu vai kādu no risinājumiem, kas jau ir izstrādāts un pielāgots tieši šai programmai.
Starp citu, e-rēķinu, t.i. elektronisku datu nevis bildi, atbalsta arī LR normatīvie akti, bet par to sīkāk kādā no nākamajiem rakstiem vai arī Grant Thorton Baltic rīkotajām klienta brokastīs.