Grāmatvedības uzskaites politika ir būtisks, iekšēji izveidots un uzņēmuma vadības apstiprināts dokuments, kas pamato veiktos grāmatvedības uzskaites principus. Tādējādi šim dokumentam būtu jāatspoguļo gan piemērotā normatīvā bāze, gan vadības pieņēmumi. Grāmatvedības politika nodrošina sistēmu uzņēmējdarbībai, kurā tai paredzēts darboties, reģistrē ikdienas darījumus, novērtē tās aktīvus un saistības un ir pamats, lai sagatavotu finanšu pārskatu. Grāmatvedības politika ir finanšu pārskatu sagatavošanas neatņemama sastāvdaļa.
Vēlos norādīt, ka grāmatvedības politika nepilda tikai formālu funkciju, jo tā noteikts normatīvajos aktos vai starptautiskajos finanšu pārskatu standartos, – grāmatvedības politika ir grāmatvedības attaisnojuma dokumenti, kas pamato konkrēto finanšu uzskaites atbilstību.
Atbilstoši Ministru kabineta (MK) noteikumiem Nr. 585 “Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” un Finanšu ministrijas tīmekļvietnē pieejamam grāmatvedības politikas piemēram grāmatvedības politika ir “attiecīgo saimniecisko darījumu, faktu un notikumu uzskaites un finanšu pārskata posteņu novērtēšanas un norādīšanas (finanšu pārskatā) principi, metodes un noteikumi (piemēram, pamatlīdzekļu novērtēšanas vai nolietojuma aprēķināšanas metodes, debitoru parādu vai krājumu atlikumu novērtēšanas metodes, aizņēmuma procentu un soda naudas uzskaites un norādīšanas principi, uzkrājumu veidošanas nosacījumi un metodes, kas tiek izmantotas peļņas vai zaudējumu, vai naudas plūsmas norādīšanai finanšu pārskatā). Grāmatvedības politikā ir skaidrota sabiedrības aktīvu, saistību, pašu kapitāla, ieņēmumu un izdevumu posteņu uzskaites politika sabiedrības grāmatvedībā sadalījumā pa sintētisko kontu grupām, kuri atbilst atsevišķiem finanšu pārskata bilances posteņiem”.
Tāpat kā citas uzņēmuma iekšējās politikas un noteikumi, arī grāmatvedības politika kalpo, lai uzlabotu uzņēmuma darbību ne tikai finanšu uzskaites jomā, – piemēram, grāmatvedības attaisnojuma dokumenti, darba attiecību un darba samaksas dokumenti ir daļa grāmatvedības politikas. Izprotot labi izstrādātas grāmatvedības politikas priekšrocības, ne vien tiek uzraudzīta finanšu uzskaites atbilstība uzņēmumā, bet arī tiek uzlabota finanšu pārskatu un tajos sniegtās informācijas kvalitāte un darbs tiek veikts efektīvāk.
8. starptautiskajā grāmatvedības standartā“Grāmatvedības politika, izmaiņas grāmatvedības aplēsēs un kļūdas” ir noteikts, ka grāmatvedības politikai ir jāsatur konkrēti principi, pamati, konvencijas, noteikumi un prakse, ko uzņēmums piemēro, sagatavojot un sniedzot finanšu pārskatus. Uzņēmuma vadībai kopā ar grāmatvedību ir jānosaka, vai uzņēmuma grāmatvedības politika ir konservatīva un pārredzama attiecībā uz peļņas ziņošanu. Uzņēmuma finanšu uzskaitei ir jāatbilst grāmatvedības politikai, izmaiņām finanšu uzskaitē jābūt pamatotam iemeslam, un tas ir jāatklāj finanšu pārskatos. Šāda uzskaite ir būtiska, lai pareizi izprastu visu finanšu pārskatos sniegto informāciju. Skaidru izklāstu vai sadaļu trūkums, nepilnīgums vai neatjaunots saturs attiecībā uz grāmatvedības politiku var mulsināt finanšu pārskata lietotājus.
Grāmatvedības politika darbojas kā ceļvedis vispārpieņemtu grāmatvedības principu piemērošanai un novērš atšķirības darbinieku vērtējumā. Īpaši nozīmīgi tas ir lielos uzņēmumos ar lielu grāmatvežu skaitu. Grāmatvedības politika palīdz darbiniekiem līdzīgi novērtēt grāmatvedības darījumus. Piemēram, lielākā uzņēmumā grāmatveži praksē pārbauda finanšu darbību un, ņemot vērā grāmatvedības lēmumos noteikto spriedumu, viņi var noteikt atšķirīgu finanšu pieeju uzskaitei vai attaisnojuma dokumentiem vienam un tam pašam darījumam. To, ko izvēlējusies uzņēmuma vadība, var izskaidrot kā ietvaru, kurā uzņēmumam ir jāreģistrē ikdienas darījumi, jānovērtē aktīvi un saistības un jāziņo par finanšu rezultātiem. Uzņēmums var ievērot savus īpašos jeb atšķirīgos finanšu uzskaites principus, bet tiem jāatbilst Latvijas normatīvajiem aktiem vai starptautiskajiem grāmatvedības un finanšu pārskatu standartiem atkarībā no darbības valsts vai finanšu uzskaites specifikas, vai uzņēmuma formas. Grāmatvedības politika palīdz saglabāt konsekvenci, kā arī palielina ieguldītāju un akcionāru uzticību biznesam.
Praksē jautājumi rodas tad, kad nepieciešams veikt finanšu uzskaiti kādam neparastam vai ikdienā bieži nenotiekošam darījumam. Sarežģītos grāmatvedības jautājumos, piemēram, ieņēmumu atzīšana, nosacījumi preču pārvadājuma dokumentos vai finanšu ieguldījumu klasifikācija, grāmatvedības politika darbiniekiem nodrošina veidu, kā pareizi rīkoties grāmatvedības jomā, pat ja viņiem nav specializētu zināšanu kādā netipiskā vai pat sarežģītā jautājumā. Jānorāda, ka grāmatvedības politikas esamība nevar aizstāt pieredzējuša grāmatveža vai eksperta iesaisti sarežģītu vai netipisku darījumu uzskaitei. Lai gan grāmatvedības politika var palīdzēt kompetentajiem darbiniekiem pieņemt pareizo lēmumu, tai nevajadzētu aizstāt kompetenci. Grāmatvedības personālam jāzina, ne tikai kā piemērot grāmatvedības politiku, bet arī jāspēj atpazīt, kad darījums neietilpst šajā politikā, un jāveic plašāka analīze vai jāsaņem ārējā konsultācija.
Uzņēmuma grāmatvedības politikas izvēle ne tikai sniedz informāciju par finanšu informācijas uzskaiti, bet arī norāda, vai vadība ir agresīva vai konservatīva, ziņojot par finanšu pārskata perioda rezultātu. Šo informāciju visbiežāk izmanto akcionāri un investori, kamēr viņi pārskata uzņēmuma finansiālo stāvokli. Tomēr uzņēmuma vadībai vajadzētu būt konsekventai grāmatvedības politikā un nevajadzētu mainīt politiku, ko tā ievēro kopš sākuma līdz brīdim, kad to pieprasa normatīvais akts, standarts vai izmaiņas, kuras ir tādas, kad ir nepieciešams sniegt skaidru un patiesu priekšstatu par uzņēmuma finanšu informāciju. Turklāt, ja uzņēmums maina grāmatvedības politiku, šī maiņa pienācīgi jāatklāj finanšu pārskatos kopā ar atbilstošu skaidrojuma pamatojumu.
Atjaunojot un uzlabojot lēmumu pieņemšanas procesus, grāmatvedības politika var padarīt grāmatvedības procesu efektīvāku. Piemēram, vienkāršākajiem darījumiem grāmatvedības politiku var izmantot, lai automatizētu finanšu darījumus uzņēmuma grāmatvedības sistēmā. Lai gan praksē grāmatvedības personālam vēl jāpārskata automatizēto grāmatvedības sistēmu darbs, šim procesam tomēr vajadzētu būt mazāk laikietilpīgam nekā manuālai darbībai. Papildu ieguvums grāmatvedības procesu automatizācijai ir kļūdu un subjektīvā sprieduma samazināšana. Parasti automatizētās grāmatvedības sistēmas nepieļauj drukas kļūdas un nepārņem skaitļus. Lai gan var pieļaut kļūdas, tās parasti ir sistemātiskas un vieglāk pamanāmas. Savukārt pretējs piemērs būtu automatizēt pircēju un pasūtītāju parādu uzraudzību – ne vienmēr būs iespējams automatizēt uzkrājuma veidošanu, jo ir nepieciešams arī individuāls fizisks izvērtējums katram parādniekam.
Jānorāda, ka grāmatvedības politika nav tas pats, kas grāmatvedības principi un standarti. Grāmatvedības standarts tiek aprakstīts kā princips, kas regulē pašreizējo grāmatvedības praksi un ko izmanto kā atsauci, lai noteiktu sarežģītu darījumu atbilstošu apstrādi. Grāmatvedības standarts ir universāls visām atsevišķām nozarēm un atspoguļo vispārīgāku pieeju grāmatvedībai, kurā daudzos gadījumos netiek ņemta vērā uzņēmuma specifika.
Prakse pierāda, ka grāmatvedības attaisnojuma dokumenti uzņēmumos vienmēr ir labākā kārtībā nekā pati grāmatvedības politika.
Uzņēmumiem, kuri pakļauti obligātās finanšu pārskatu pārbaudes un revīzijas prasībām, grāmatvedības politika kalpo papildu mērķim. Zvērinātam revidentam atbilstoši Revīzijas pakalpojumu likumam ir jānovērtē iekšējās kontroles sistēmas un jāsniedz atzinums par finanšu pārskatu iekšējo kontroli. Grāmatvedības politika kalpo kā pierādījums tam, ka grāmatvedības darījumi tiek vērtēti sistemātiski, un šo politiku ievērošana liecina, ka darījumi tiek apstrādāti vienādi.
Grāmatveži, kas pārbauda iekšējo kontroli, var izmantot grāmatvedības politikas, lai palīdzētu sekot darījumiem visā grāmatvedības sistēmā. Lai gan revidenti var novērtēt iekšējo kontroli kā daļu iekšējās kontroles audita vai finanšu pārskatu revīzijas, par uzņēmuma iekšējās kontroles sistēmu ir atbildīga uzņēmuma vadība. Par atklātajiem riskiem un trūkumiem pēc revīzijas revidents ziņo uzņēmuma vadībai. Uzņēmumu īpašniekiem vajadzētu saprast: pat ja revidenta viedoklis ir par finanšu pārskatu sniegšanu kopumā, tas nenozīmē, ka revidents pārbaudīs katru finanšu darījumu. Secinājumi finanšu revīzijā tiek izdarīti, pamatojoties uz pārbaudi un tās rezultātiem, un revīzijā bieži izmanto statistiskās izlases metodes, lai novērtētu uzņēmuma finanšu ierakstus un darījuma ekonomisko un saimniecisko pamatotību.
Apkopojot rakstā aptverto, var secināt būtiskāko pamatojumu – grāmatvedības politika attiecas uz uzņēmuma vadības noteikto principu un procedūru kopumu, kas uzņēmumam jāpiemēro, sagatavojot un sniedzot finanšu pārskatus. Politika ir aktīvu un saistību novērtēšana, grāmatvedības metode, kas jāievēro jebkuram grāmatvedības postenim, kā arī informācijas atklāšana, noformēšana, finanšu pārskata sagatavošana.
Tātad ir nozīmīgi pārskatīt un atjaunināt pašreizējo grāmatvedības uzskaites politiku un tās dokumentāciju. Šajā procesā noteikti jābūt iesaistītam ne tikai grāmatvedim, bet arī vadībai, jo, atjaunojot grāmatvedības politiku, noteikti jāpārskata arī gada pārskata forma – jāizvērtē uzskaites politikas atbilstība normatīvo aktu prasībām un faktiski piemērotajiem grāmatvedības uzskaites principiem, lai jaunā grāmatvedības politika ir saskaņā ar informāciju par finanšu uzskaiti, kas tiek iekļauta finanšu pārskatā. Šāda sadarbība varētu būt vērtīga arī pieredzes iegūšanai un labākai izpratnei par finanšu rezultātu atspoguļojumu finanšu pārskatā, ja to, piemēram, ir nepieciešams prezentēt ārējiem lietotājiem: finanšu institūcijām, bankām, kreditoriem, investoriem. Līdz ar to vadība var precīzāk izskaidrot, kā finanšu pārskati atspoguļo uzņēmuma ekonomisko un saimniecisko realitāti.
Raksts sagatavots žurnālam "iFinanses"